In de steeds verdere digitalisering van het bedrijfsleven is er steeds minder tijd en ruimte voor fysieke contactmomenten tussen jou en de stakeholders. Klanten, partners, leveranciers en andere belanghebbenden worden daarom steeds vaker onderhouden via de e-mail. Dit levert vele voordelen met zich mee, omdat e-mailcontact efficiënt en niet-tijdsgebonden is. Ook is de e-mail uitermate geschikt voor grote aantallen, omdat het overzichtelijk is en tegelijkertijd fungeert als database van alle contactmomenten. Daarnaast is het ook nog eens geschikt voor bijlages en vele andere functies. Echter, mist het e-mailcontact wel een aantal facetten die in fysiek contact een belangrijke rol spelen.
Real-life conversaties
Tijdens real-life gesprekken en onderhandelingen speelt er meer mee dan alleen de woordkeuze, denk bijvoorbeeld aan de manieren waarop je iets kan zeggen. Verschillende stemgeluiden, toonhoogtes, klemtonen en accenten kunnen veel betekenis geven aan een gesprek. Soms is zwijgen zelfs een goede manier om iets te zeggen. Denk daarnaast ook aan non-verbale communicatie, misschien wel het belangrijkste bindingsmiddel in een gesprek. Fysiek contact, zoals het schudden van de hand bij ontvangst. Een houding, oogcontact of gezichtsuitdrukking. Al deze manieren van uitlatingen zijn bestudeerd en worden als zeer belangrijk geacht in het onderhouden van contact. Maar hoe doe je dit dan een e-mail?
De mogelijkheden van e-mail gesprekken
Het onderhouden van contacten via de e-mail loopt bij velen vaak toch wat stugger, terwijl dit niet perse nodig is. De e-mail beschikt natuurlijk niet over oogcontact en een toonhoogte, maar heeft daarentegen weer andere mogelijkheden. Hier volgen 3 manieren om alle voordelen uit het e-mailcontact te halen.
- Ten eerste kun je ook een e-mail een stuk persoonlijker maken. Dit verkleint het gat tussen fysiek contact en digitaal contact. Dit kun je bijvoorbeeld doen door:
- De naam te noemen van de contactpersoon. Het lezen van jouw eigen naam in andermans zinnen geeft een bindend effect.
- Informele en persoonlijke dingen te bespreken, naast de zakelijke informatie. Dit is vooral sterk in de opening en afsluiting van het bericht, dan kan de rest van de inhoud zakelijk blijven.
- Het laten zien van empathisch vermogen. Laat blijken dat je de situatie van de ander begrijpt, toon begrip en kom met oplossingen die beide partijen beter kan maken.
- Vertrouwen uitspreken over de samenwerking/relatie. Dit kan werken als een geruststelling van de wederpartij, waardoor je een wederzijds vertrouwen schept.
- Ten tweede kun je ook via de e-mail een bepaald klimaat creëren, hiervoor zijn dus niet perse de verbale en non-verbale handelingen voor nodig. Zo kun je ook via de e-mail emoties tonen en opwekken. Emoties tonen kan simpelweg door ze te benoemen of te beschrijven. Het opwekken van emoties bij de wederpartij kan op tal van manieren, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van humor, cynisme, dubbelzinnigheid of het stellen van open vragen. Daarnaast kun je ook nog op een directe of indirecte manier de rolverdeling duidelijk maken of benoemen bij wie het actiepunt ligt.
- Als afsluiter is er nog een groot voordeel van e-mail communicatie: Tijd. Niet alleen kun je langer nadenken over het antwoord, ook heb je de tijd om emotie te onderdrukken en op rationele basis een antwoord te geven. Het tonen van emoties is goed, maar beslissingen of uitspraken op basis van emotie kunnen slecht uitpakken. Zowel positieve als negatieve emoties kunnen hieraan bijdragen. Soms heb je tijd nodig om af te koelen, soms om vroegtijdig enthousiasme te onderdrukken. Contact via de e-mail geeft hier alle tijd voor!